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Il passaggio di consegne tra amministratori di condominio

Studio Cortorillo (Immobiliare-Condomini-CAF)
Pubblicato da in CONDOMINIO · 18 Gennaio 2020
Tags: consegneamministratorecondominio
Passaggio_consegne
Il passaggio di consegne è il momento conclusivo di un rapporto giuridico tra amministratore uscente e condominio. Nella pratica la cessazione dell’incarico avviene al momento della scadenza naturale del mandato, oppure a seguito di revoca assembleare o giudiziale.
Prima della riforma delle norme sul condomino ad opera della legge n. 220/2012 l'obbligo di restituzione, sebbene non previsto espressamente dalla legge, veniva desunto dai principi generali indicati dalla giurisprudenza, e il "passaggio di consegne" costituiva uno dei momenti delicati per l'amministratore entrante e uscente.
Con la suddetta riforma, invece, il nuovo articolo 1129, ottavo comma, del codice civile, prevede espressamente l’obbligo di consegna della documentazione condominiale.
La nomina del nuovo amministratore toglie formalmente ogni potere di rappresentanza del condominio all’amministratore uscente, motivo per cui si deve fare molta attenzione durante il periodo che intercorre tra la nuova nomina e la data del passaggio di consegne.
Le disposizioni del codice civile delineano gli obblighi e, conseguentemente, le responsabilità dell’amministratore uscente.
Sebbene la cessazione dall’incarico comporti la perdita formale di rappresentanza del condominio, questo non esonera l’amministratore uscente dal compiere gli atti urgenti per evitare pregiudizi agli interessi comuni.
In pratica abbiamo una sorta di "prorogatio imperii". Infatti il citato art. 1129 c.c. recita testualmente che «… Alla cessazione dell’incarico l’amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini e ad eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi…».
La vigente normativa non stabilisce specifiche modalità e/o formalità per l’adempimento dell’obbligazione del passaggio di consegne in ambito condominiale.
L’art. 1183 c.c., però, sancisce che se non è determinato il tempo dell’adempimento, il creditore può pretendere l’adempimento immediato. Qualora, tuttavia, in virtù degli usi o per la natura della prestazione ovvero per il modo o il luogo dell'esecuzione, sia necessario un termine, questo, in mancanza di accordo delle parti, è stabilito dal giudice. Detta norma sembrerebbe applicabile, per "analogia legis", anche al passaggio di consegne tra amministratori di condominio, pertanto è interesse delle parti accordarsi sulla tempistica se non vogliono che sia un giudice a decidere.
Invece, per quanto riguarda la prova scritta dell’adempimento, la "prassi" considera la redazione del verbale di consegna un documento assolutamente consigliato o addirittura indispensabile. Infatti è opportuno che l’accuratezza nell’effettuazione delle consegne sia certificata tramite l’annotazione scritta degli adempimenti materiali connessi: la metodologia di verbalizzazione del passaggio di consegne è garanzia di certezza per le parti coinvolte.
Possiamo annoverare il verbale del passaggio di consegne nell’ambito delle scritture private, le quali fanno piena prova fino a querela di falso contro le persone che l’hanno sottoscritte e, pertanto, ne riconosce la sottoscrizione e la provenienza (non il contenuto).
Il verbale deve indicare in modo puntuale cosa si sta consegnando al nuovo amministratore. Per questo motivo sono consigliabili modalità di redazione che contengano indicazioni dettagliate di ogni singolo documento oppure, in caso di descrizione in termini generali, uno specifico rimando ai documenti allegati per la descrizione del contenuto di ogni documento. In ogni caso è opportuno che l’amministratore subentrante si impegni per iscritto ad effettuare le volture necessarie e nel verbale siano indicate anche le scadenze impellenti al fine di evitare pregiudizi al condominio, oltre ad evidenziare la riserva dell'amministratore entrante di controllare la completezza dei documenti acquisiti entro un termine determinato (es. 60 giorni).
L'ordinanza emessa dal Tribunale di Palermo in data 28 gennaio 2014 indica nel dettaglio cosa deve essere consegnato, e può essere ritenuto un vademecum per gli amministratori:
  • ultimo bilancio approvato e rendiconto successivo sino alla data del passaggio di consegne;
  • registro dell' anagrafe condominiale e quello dei verbali di assemblea;
  • tabelle millesimali e regolamento condominiale;
  • chiavi e timbri del condominio;
  • contratti con le ditte fornitrici e relative fatture;
  • libretti di esercizio e documentazione relativa agli impianti comuni;
  • codice fiscale del condominio;
  • passaggio del conto corrente e/o dei conti correnti condominiali e chiavi di accesso telematico;
  • polizza di assicurazione del fabbricato;
  • certificato di prevenzione incendi;
  • eventuali contratti di appalto lavori, con disciplinare d'incarico direttore dei lavori, stato di avanzamento lavori, certificato di collaudo e di esecuzione a regola d'arte dell'opera;
  • atti giudiziari per i contenziosi che hanno coinvolto il condominio;
  • certificazione del modello 770, nonché la comunicazione all'anagrafe tributaria dell'ammontare dei beni e servizi, anche per l'amministratore cessato dalla carica per il suo subentro;
  • documentazione di chiusura cassa;
  • ogni altra documentazione condominiale di carattere contabile o amministrativo necessaria e/o utile alla prosecuzione della gestione corrente.
All'interesse di chi subentra nell'incarico di prendere il prima possibile possesso di tutta la documentazione del condominio, può corrispondere, per ovvi motivi, il disinteresse dell'amministratore uscente; però la legge prevede una tutela, sia di tipo civile che penale, per salvaguardare i condòmini e gli amministratori corretti.
Nel caso in cui l'amministratore uscente non dovesse adempiere all'obbligo di legge di effettuare le consegne alla fine del proprio mandato (art. 1129 c.c.), l'amministratore subentrante, ma anche i singoli condòmini, possono agire in giudizio per ottenere la consegna con ricorso d'urgenza ai sensi dell' art. 700 c.p.c.; inoltre l'amministratore in difetto può essere perseguito anche penalmente per due specifiche fattispecie di reato.
Nel caso in cui il giudice abbia già disposto la consegna della documentazione a seguito del suddetto ricorso, ma l’amministratore continui a tenerla, si prospetta la violazione dell’articolo 388 del c.p. per la mancata esecuzione dolosa di un provvedimento del giudice. La seconda ipotesi di reato che può configurarsi è quella prevista dall’art. 646 c.p., ovvero l’appropriazione indebita delle cose e documenti di proprietà del condominio.
L’amministratore uscente che non si attivasse per recuperare la documentazione, invece, potrebbe essere soggetto ad azione di responsabilità: l’obbligo di diligenza del mandatario gli impone l’onere di agire in ogni modo possibile per entrare in possesso delle carte che costituiscono il presupposto per eseguire correttamente i compiti che la legge gli assegna.
Il codice civile prevede espressamente che le scritture e i documenti giustificativi condominiali devono essere conservati per un periodo di dieci anni, decorrenti dalla data della loro registrazione. La conservazione deve avvenire a cura dell’amministratore protempore e i documenti giustificativi di spesa devono essere tra le cose oggetto di passaggio di consegne. Per gli altri documenti (es. verbali, tabelle millesimali, regolamento, ecc.), invece, non esiste tempo limite di conservazione.
Dopo dieci anni i documenti giustificativi devono essere distrutti dall’amministratore?
In merito bisogna considerare che la proprietà dei documenti è del condominio e non dell’amministratore, il quale ha un obbligo di conservazione e di consegnarli al momento della cessazione dell’incarico. Quindi, trascorsi i dieci anni previsti dall’art. 1130-bis c.c., non avrà più l’obbligo di conservazione ma è comunque opportuno ottenere una delibera assembleare per la distruzione ed evitare possibili contestazioni.



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